Os computadores deixaram de ocupar um grande espaço na mesa de trabalho e passaram a substituir a própria mesa, transformando-se em escritórios virtuais que reúnem todas as ferramentas de trabalho em uma única tela.
Em vez de usar mil e uma ferramentas e aparelhos, hoje em dia tudo passa pelo computador do escritório. E se é um notebook, você ainda pode trabalhar desde qualquer lugar com acesso à Internet. O próximo passo é ter ao seu dispor um escritório online acessível desde qualquer dispositivo, estiver aonde estiver, que reúna todas as suas ferramentas de trabalho.
Um exemplo de escritório online, ou como seus responsáveis preferem chama-lo, sistema operacional para negócios, é Zoho: um compêndio de ferramentas acessíveis diretamente desde qualquer navegador e que lhe permitirão realizar suas tarefas profissionais em qualquer momento e em qualquer lugar com conexão à Internet.
Uma ferramenta para cada tarefa
Da mesma forma que a loja de apps de seu telefone celular está repleta de aplicativos e jogos, Zoho oferece um surtido de aplicativos web enfocados a tarefas profissionais de qualquer empresa ou autônomo.
Você se registra grátis e já tem, para começar, um CRM online, um cliente de e-mail e um organizador e editor de documentos (documentos de texto, apresentações e folhas de cálculo). Um três em um ideal como primeiro passo para ter seu próprio escritório online competitivo. Mas ainda tem mais.
A lista de ferramentas de Zoho é muito extensa e se organiza em função das tarefas ou departamentos que as usarão: vendas e marketing (CRM, lista de contatos, gerenciador de campanhas), finanças (livros de contas, controle de gastos, gerenciador de inventário), IT e ajuda (MDM, servicedesk), recursos humanos e mailing e colaboração (ofimática, comunicações, organizador de projetos, gerenciador de reuniões).
Ao se registrar com suas credencias, você terá acesso a todas elas, que pode personalizar a gosto. As mudanças estarão na nuvem de Zoho, pelo que quando voltar a iniciar sessão, no mesmo ou em outro dispositivo, vai ver que tudo está tal e como você deixou antes.
Se você não encontra a ferramenta adequada, Zoho lhe oferece um marketplace uma loja online de extensões e serviços online de terceiros, tanto gratuitos como pagos, que se integram nas ferramentas de Zoho e adicionam novas funções. Se você usa Google Chrome, Zoho Marketplace vai lhe lembras bastante a Chrome Web Store.
Por outro lado, Zoho oferece um gerador de aplicativos web, Zoho Creator, que permite criar sua própria ferramenta online sem que você precise programar, simplesmente arrastando e soltando módulos na janela de criação.
Ao se tratar de um serviço enfocado à profissionais, Zoho oferece de forma predefinida um serviço básico gratuito e opções adicionais pagas. Grátis, você vai usufruir de 5 gigas de espaço para seus documentos, gerenciamento de usuários (até 25 usuários podem trabalhar juntos), acesso celular e integração com Dropbox. Mas se você precisar de mais, por 5 dólares mensais por usuário, você terá 50 GB de espaço, gerenciamento de grupos e links criptografados, entre outras opções e, por 8 dólares mensais por usuário, são 100 GB de espaço, envio de arquivos e muito mais.
Um escritório online à la carte
Um espaço acessível online para trabalhar em pequenos ou grandes grupos. Gratuito para começar e moldeável de acordo a suas necessidades. Zoho é prometedor e l eva anos funcionando e melhorando continuamente para se adaptar às novas necessidades que aparecem a cada dia.
O que falha em Zoho? Em primeiro lugar, que esteja disponível unicamente em inglês, o que pode fazer com que pequenas empresas que funcionem a nível local fiquem com um pé atrás.
Por outro lado, está a falta de certeza que gera depender de ferramentas online. Até que ponto você está disposto a subir dados sensíveis de sua empresa, planos de negócio, estratégias… Por muita segurança que ofereça Zoho, nem todo o mundo está disposto a isso e prefere trabalhar off-line. Isso e o fato de que depende de conexão permanente à internet e que os dados estejam guardados em um servidor externo, independentes da própria empresa.
Seja como for, se você necessitar de uma solução profissional a preço de custo (ou até grátis), acessível desde qualquer lugar para centralizar seu trabalho e o de seus trabalhadores, Zoho pode ser um potente aliado.
