Dicas para gerenciar uma equipe em remoto

Por , 14 de April de 2016 a las 15:00
Dicas para gerenciar uma equipe em remoto
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Dicas para gerenciar uma equipe em remoto

Por , 14 de April de 2016 a las 15:00

Gerenciar uma equipe remota requer um conjunto de ferramentas digitais, bem como uma compreensão de como os indivíduos em sua equipe funcionam. Pode ser difícil, mas também pode ser extremamente produtivo, dado que se eliminam as distrações normais dos escritórios, e as pessoas podem colocar-se mais facilmente “mãos à obra”.

O trabalho remoto está em todos os lugares, literal e figurativamente. O mais provável é que sua empresa já tenha algum tipo de trabalhador remoto —sejam funcionários remotos em tempo integral, freelancers e consultores, ou simplesmente oferecendo aos funcionários a capacidade de trabalhar em casa de vez em quando.

Gerencio a equipe de Marketing aqui na Trello e somos um grupo remoto. Levou um tempo encontrar nosso ritmo, especialmente de uma perspectiva de gestão. Eu me fazia perguntas como: com que frequência devemos ter reuniões? Qual a duração correta de um FaceTime? Como as ferramentas podem ajudar (e não impedir) o processo criativo? Como lidar com algo que está indo mal se não podemos observar os comportamentos?

O objetivo é fazer com que todos na equipe sintam-se conectados e produtivos. Só porque os funcionários estão “remotos” não significa que tenham que sentir como se estivessem em uma ilha deserta.

Aqui estão alguns truques com os que evito que a minha equipe vá por água abaixo:

Mentalidade: remotos primeiro

Se você tem uma equipe dividida onde algumas pessoas estão no escritório e outras trabalham remotamente, ou até mesmo se uma pessoa está em remoto por um dia, é importante assumir uma atitude “remotos primeiro “.

A mentalidade “remotos primeiro” significa que se um membro da equipe está remoto e o resto está no escritório, todo mundo se comunicará por uma videoconferência. Esta é uma prática essencial para nós na Trello. Dessa forma, os trabalhadores remotos não se sentem deixados de fora. Também é importante do ponto de vista de gestão se certificar que a informação crucial não se perde entre um colega e outro. Haverá sempre uma sensação de medo a perder alguma coisa (FOMO, fear of missing out) ao lidar com equipes remotas, então eu descobri que o excesso de comunicação é muitas vezes melhor do que assumir que os membros da equipe encontrarão as coisas por inspiração divina (ou através de uma mensagem em uma garrafa).

Facetime à vista!

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Apenas uma amostra de reunião remota na Trello. Nada para ver aqui.

Reuniões podem parecer uma perda de tempo, mas são críticas para manter uma equipe que se sinta conectada. Reuniões servem para dois propósitos em equipes remotas: falar sobre o trabalho e também lembrar a todos que eles estão em uma equipe. Pense nisso como reafirmar que estamos no mesmo barco, em vez de naufragados em nossas próprias ilhas desertas, gritando uns pelos. Ainda que as reuniões sejam extremamente breves, elas ainda ajudam que os trabalhadores não tenham uma sensação de isolamento.

Nossa equipe se reúne três vezes por semana. É uma ótima maneira de ficar em sintonia com o que está acontecendo na equipe, e gera atividades de brainstorming bem criativas antes de nos encontrarmos. Nas raras ocasiões em que há pouco sobre o que falar, não há reunião. Este tempo juntos nos mantém conectados como uma equipe e fomenta o tipo de relações que se desenvolvem em um ambiente de escritório de forma mais natural.

Evite a assimetria informacional

Em equipes remotas, você não pode entrar num escritório e dar um aviso sobre o que se decidiu em outra reunião. Essa desconexão pode levar à assimetria informacional. Como diretores, é importante manter o fluxo de informações sobre o que está acontecendo individualmente, em uma equipe, e na companhia transparente e disponível para todo mundo ver. Fazemos isso na Trello com muitos boards diferentes.

Nosso board principal da equipe de Marketing permite que todos da empresa vejam no que estamos trabalhando, e possam fazer observações. Também somos rápidos em comentar sobre o progresso de qualquer projeto ou das reuniões que tivemos. Mesmo que seja apenas assistir a um webinar ou fazer uma ligação de pesquisa, compartilhamos o que aprendemos em um cartão.

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Um board Trello atualizado significa que a informação é divulgada de forma uniforme, porque todos têm acesso às mesmas atualizações, não importa onde eles estejam.

Plataformas de Comunicação essenciais

Manter o controle de projetos exige o uso eficaz das ferramentas digitais com uma equipe remota. Ferramentas para diferentes fins, quando todos na equipe entendem seu propósito. Aqui está o que nós usamos:

    • Slack para a comunicação do dia-a-dia.
    • Trello para acompanhar o andamento dos projetos.
    • Google Docs para uma informação e esboços mais profundos.
    • Appear.in para ligações de vídeo (a imagem acima).
    • Sunrise Calendar para agendamento.

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Sabendo onde armazenar documentos e padronizar o que vai aonde com toda a equipe, se garante que ninguém esteja preso em sua ilha deserta.

Ah, e por falar nisso, todas estas ferramentas se integram diretamente com os cartões Trello se você estiver usando Trello Business Class.

Compreender estilos de trabalho

Como diretora, você tem que estar em sintonia com cada indivíduo em sua equipe de maneiras menos óbvias do que quando trabalham em um escritório. Sem micromanaging, é importante manter a equipe motivada, conectada, e movendo-se ao redor de objetivos comuns. A comunicação é fundamental, assim como entender cada necessidade individual.

Por exemplo, sou muito faladora no Slack. Adoro pedir opiniões e discutir estratégias. Isto pode ser uma grande distração para os outros membros da equipe que podem preferir estar concentrados trabalhando em algo totalmente diferente. Então, depois de perceber que era um problema, decidimos instituir momentos de silêncio no Slack, para que não tivéssemos a constantemente a necessidade de verificar o Slack.

Algumas pessoas na Trello começam a trabalhar mais tarde do que outras devido a responsabilidades familiares, e algum trabalho melhor à noite. Saber o que cada pessoa faz garante que você mantenha a equipe coesa, feliz e produtiva.

Conclusão: Não pule do barco

Quando bem feito, gerenciar uma equipe remota é profundamente gratificante. Ela apresenta um conjunto diferente de desafios para um novo tipo de diretor que compreende os prós e contras do trabalho remoto, mas é capaz de ter uma equipe produtiva e feliz.

Com uma comunicação constante, tentativa e erro, e uma pequena ajuda da tecnologia, seremos capazes de organizar nossa equipe remota juntos sem problemas. Não serão necessárias bandeiras brancas ou bengalas de emergência.

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