Hoje venho contar para vocês, que digitalizar a contabilidade de sua empresa pode ser muito mais que passar do papel para o pdf. Por que não utilizar um aplicativo, ou um programa, como preferir chamá-lo, para que “faça sua contabilidade” é perda de tempo e controle. Muito tempo e muito controle. Por exemplo, na Espanha, de acordo com dados do Ministério da Indústria, mais da metade das empresas que são abertas tem menos de 10 empregados. Destas, dois terços são microempresas sem assalariados e o terço restante tem entre 1 e 9 empregados. Ou seja, que na maioria dos casos, o proprietário é uma única pessoa, que realiza as duas funções vitais do negócio: a venda e o faturamento.

E todos temos claro que sem nota fiscal, não há renda, verdade? Mas isso não significa que a tarefa de emitir notas fiscais tenha que acabar conosco. Utilizar um programa de faturamento online, não só agiliza o processo e evita erros, mas também dá um plus a seu negócio. São simples e estão ao alcance de todos. Atenção, falo tanto da usabilidade como também do preço!

Fazer uma nota fiscal não é fazer um simples recibo de pagamento. Porque é com base nas notas fiscais, tanto as que você emite como as que você recebe, que você irá gerenciar a relação com clientes e fornecedores. E atenção que, ao contrário do que se costuma dizer, a Receita Federal inspeciona diariamente qualquer tipo de empresa. É falso que investigue mais as grandes companhias.

O ideal é, portanto, utilizar uma ferramenta online que nos permita criar orçamentos e notas fiscais sem limites, manipulando facilmente descontos por cliente e por nota fiscal, e também diferentes tipos de impostos. Que facilite a tarefa de emití-las, mas também a de controlar as notas fiscais pagas e as que estão pendentes de pagamento.

Os programas de faturamento online, reduzem drasticamente as possibilidades de erro. Você poderá relaxar, sabendo que suas notas fiscais contém todos os dados e impostos estabelecidos por lei.

Também representam, uma importante economia de tempo, espaço e dinheiro.

• Porque, ao estar em um ambiente cloud (muitos chamam “a nuvem”), não é necessário instalar nenhum programa. Esqueça-se de checar requisitos e a capacidade de seus computadores. Você só precisa de uma conexão à internet.
• Para começar você já economiza, papel, gastos de envio e custos de arquivo e custódia.
• Poder realizar a consulta em qualquer lugar de qualquer orçamento ou nota fiscal, economiza tempo mas, principalmente, permite que você possa fechar em qualquer momento os processos de cliente que estejam abertos. Porque você poderá fazer, mas também poderá fornecer a seus clientes ou fornecedores um endereço de consulta na Internet, para que eles mesmos possam consultar e baixar (em pdf) os documentos.

Mas a coisa não acaba aqui. Os programas de faturamento online oferecem muito mais: a criação automática de uma base de dados de clientes e produtos, que não só pode ser consultado em qualquer lugar por estar na nuvem, mas também pode exportar, com um ‘click’ no nome do cliente ou do produto, todos seus dados a qualquer novo orçamento ou nota fiscal.

• A consulta em tempo real de cálculo de gastos e depósitos nos extratos bancários é sem dúvida muito útil. Melhor que ir em cada página web, de cada banco.
• E talvez seja o que faça com que finalmente você veja suas obrigações com a Receita Federal como uma brincadeira de criança. Os relatórios sobre depósitos, gastos, impostos e retenções fiscais. Porque muitos destes aplicativos, anotam duas vezes cada vez que emitem uma nota fiscal. E permitem até que você preencha os formulários online.

E por que aposto só pelas ferramentas online? Por que só têm vantagens. Começarei dizendo que entendo os receios de quem desconfie do fato de depositar sua contabilidade na nuvem. Mas não compartilho dessas suspeitas. Por que as melhorias da informática online em seu dia a dia, são evidentes:

• Economiza em tempo de gerenciamento, por que você esquece da instalação e de abrir. E também da manutenção. Você só tem que planejar sua instalação, que do resto o provedor se encarrega.
• Gerenciar em qualquer lugar. Já não tem que ir correndo ao escritório resolver nenhum assunto. Você pode atender novas solicitações, onde quer que esteja e com o dispositivo que você tenha disponível.
• Sem perder por um momento o controle. Sua informação continua sendo sua e só sua. Da mesma maneira que em um cofre de segurança no banco. Só você poderá acessá-la e ver seu conteúdo.
• E o melhor de tudo, nunca se quebram, nem no físico nem no virtual. Estão infinitamente mais “protegidas” e seguras do que você poderia tê-las em seu computador ou servidor.

O certo é que, como na vida, para que tudo continue bem, devemos escolher um parceiro que esteja à altura. Na Rede há diversas opções informáticas e programas para gerenciar estes pequenos assuntos, mas nem todas mostram claramente quem está por detrás, que ferramentas possuem, que legislação cumprem, ou que suporte técnico ou contábil irão oferecer a você?

A tecnologia é a grande aliada das PMEs. Então, se você já tem seu dinheiro no banco, não tenha medo de deixar sua informática na nuvem!