Quando a caixa de mensagens está cheia e se acumula uma sequência de e-mails para ler, ou quando as mensagens pendentes de respostas se misturam com as que já respondemos e com aquelas que apenas temos de ler, o correio eletrônico se converte em um problema. No trabalho, o e-mail ocupa uma parte considerável do nosso tempo sem que muitas vezes a produtividade seja proporcional ao esforço investido. Há fórmulas para melhorar essa situação. Em seguida, vamos falar da que talvez seja a mais simples de todas.

Em julho de 2012, o McKinsey Global Institute, que estuda questões de ordem estratégica relacionadas com a economia global, divulgou um informe com dados esclarecedores sobre o uso do e-mail. Segundo o instituto, os trabalhadores gastam aproximadamente 28% de sua jornada de trabalho para gerenciar as mensagens de correio. E esse tempo cresce ano a ano a um ritmo de 15%.

O certo é que o correio eletrônico não é fácil de gerenciar. Cada vez recebemos mais mensagens, inclusive das pessoas que sentam a seu lado no trabalho. Em alguns momentos é necessário se expressar por escrito, mas em outras situações é possível fazer isso por canais alternativos de comunicação que sejam mais eficientes.

Em qualquer caso, uma pessoa que usa diariamente o e-mail está acostumada com as conversas que não levam a lugar algum e com discussões que não expressam posicionamentos. Parece, inclusive, que esse não é o objetivo dessas mensagens.

Às vezes, os e-mails trazem extensas explicações que são incompreensíveis, enquanto que algumas conversas podem durar dias entre as respostas do destinatário e a outra mensagem de volta. A ineficiência dispara se, além disso, começamos a incluir outras pessoas em cópia, que irão expor seus pontos de vista sobre o assunto.

Para acabar com toda essa burocracia cibernética – ou pelo menos reduzi-la consideravelmente –, é possível adotar a regra dos três e-mails. É uma fórmula simples, conforme relata o jornalista Phil Simon, autor do livro ‘Message Not Received’, que aborda os problemas de comunicação nas empresas. A única coisa a fazer é informar aos destinatários de seus e-mails que você está disposto a trocar apenas três mensagens, nenhuma mais.

Phil Simon adicionou uma mensagem em sua assinatura: “Eu adoto a regra de três e-mails. Depois de três, falamos”. Desta forma, qualquer um que receba seus e-mailssabe que está limitado a uma troca de até três mensagens. Caso o assunto siga sem solução após o terceiro e-mail, terá de conversar com ele por telefone.

Desta forma se consegue evitar uma cadeia infinita de e-mails e se acelera a solução dos problemas, dada à maior eficiência da comunicação falada. Mas também é um estímulo para que os e-mails sejam mais claros, tanto em sua intenção como nas explicações.

Imagens: Gajus, Anita Ponne