Dicas para gerenciar uma equipe de vendas com Trello

Por , 7 de April de 2016 a las 15:00
Dicas para gerenciar uma equipe de vendas com Trello
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Dicas para gerenciar uma equipe de vendas com Trello

Por , 7 de April de 2016 a las 15:00

Como diretora de Vendas da Trello, meu trabalho é construir e gerenciar nossa equipe de vendas, enquanto trabalho ativamente com meus clientes. Queria ter certeza de que eu estava usando o produto tanto quanto eu podia, a fim de dar conselhos e orientações valiosas para nossos clientes. Ao fazê-lo, descobri algumas maneiras criativas de capacitar minha equipe e maximizar sua geração de clientes potenciais.

Vim de um contexto onde se enfatizava o uso de ferramentas e recursos de vendas tradicionais. Muitas vezes sua natureza desajeitada e enorme quantidade de campos obrigatórios significava que ninguém as usava, o que as deixava totalmente sem propósito.

Uma das coisas que eu queria fazer na Trello era certificar-me de que minha equipe tivesse ferramentas a que eles realmente se adaptassem e gostassem de usar. Me propus a encontrar as melhores maneiras de usar Trello e, depois de algumas tentativas e erros, eu tenho alguns exemplos que dividir e que seriam benéficos para qualquer equipe de vendas:

Transmitir sabedoria para sua equipe

Em diversas vendas o que funciona é a história oral: os novatos se reúnem com os veteranos e ficam com a informação que vão soltando. O problema com este método é a consistência. Como posso garantir que cada vendedor mostra os mesmos materiais, argumentos, e oferecem os mesmos recursos?

A maioria dos gerentes de vendas fará um folheto ou enviará um e-mail com estes dados, mas não é realmente um documento com vida, facilmente acessível a qualquer momento. Então eu fiz um cartão de Recurso de Vendas Trello. Cada vez que um representante ou nova contratação indagava sobre os processos, produtos ou qualquer outra coisa, eu adicionava um cartão à placa.

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Placa de Amostra de Recursos da equipe – Copie!

Isso não é tudo, porém. Percebi que nem sempre tenho todas as respostas certas, então abri o cartão para minha equipe e os encorajei a adicionar novos modelos de e-mail, estudos de caso, e quaisquer outros recursos que os ajudaram a ser melhor em seu trabalho. Fiz um cartão de recursos dinâmicos que foi útil tanto para as novas contratações como para os veteranos. Aprendo algo novo com minha equipe todos os dias!

Colaborar com o departamento legal

Um dos primeiros desafios de comunicação que tivemos foi rastrear qual o ponto em que os vários contratos estavam em um determinado momento. Muitas vezes recebo contratos com modificações dos clientes e gostaria de enviá-los para nossos advogados, mas então eu teria que manter um controle manual do que eu mandei e pedir atualizações para os assessores. Muitas vezes o documento tinha sido repassado para a revisão técnica, ou alguma outra parte estava trabalhando com ele. Se eu estivesse fora do escritório, ninguém tinha a capacidade de saber o estado da revisão do contrato.

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Quadro de Revisão de contratos para Vendas e Departamentlo Jurídico – Copie!

Então, o próximo quadro que fiz foi entre os departamentos de Vendas e Operações. Agora, quando um contrato precisa de revisão, recebe um cartão no quadro. Toda a comunicação sobre o contrato está no quadro, e uma cópia do contrato está disponível no Google Docs para que qualquer pessoa na minha equipe possa ver imediatamente o histórico da revisão e fornecer documentos atualizados para os clientes a qualquer momento. Mudei todo o processo de nossas caixas de entrada, e acrescentei visibilidade ao mesmo tempo:

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Dica profissional: a integração da Trello com Google Drive permite pré-visualizar documentos e criar novos diretamente em um quadro.

Mantenha o controle dos pedidos de recursos

Não é de surpreender que muitas vezes recebamos o feedback dos nossos clientes com relação aos recursos que eles gostariam ou necessitam para sua empresa ao utilizar o Trello. É importante que estes não caiam direto no buraco negro que é caixa de entrada de um vendedor, por isso criamos uma cartão de solicitação de recursos. Se o recurso ainda não foi solicitado, adicionamos um novo cartão e colocamos o nome do cliente nos detalhes. Se o recurso foi solicitado simplesmente adicionamos o nome do cliente nesse cartão.

Este processo dá a equipe de produto a oportunidade de rever o que as empresas querem do nosso produto. Ele também permite que a equipe de vendas tenha uma referência rápida dos clientes para entrar em contato quando um recurso solicitado é liberado. Manter o controle desta comunicação demonstra aos nossos clientes e a clientes potenciais que estamos oferecendo feedback personalizado para atender às necessidades da sua empresa.

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Cartão de amostra de solicitações de recurso – Copie!

Revisões e retrospectivas dos funcionários

Como a maioria das pessoas, sempre tenho muito o que fazer. O que significa que muitas vezes quero dar os parabéns a um funcionário ou sugerir que melhore em alguma coisa.

Temos um excelente processo de revisão na Trello e tento me reunir regularmente com os membros da equipe, um a um, para discutir o desempenho; no entanto, muitas vezes me surpreendia cavando fundo entre minhas notas para ter certeza de que tocava todos os pontos que queria.

Então fiz uma placa para as entrevistas e adicionei cartões para cada uma delas. Cada reunião tem cartões para cada membro com notas sobre eles. Uso a placa para orientar a reunião, então deixo os cartões na placa para que eu possa voltar a acessá-las e ver o que trabalhamos em conjunto ao longo do ano e como eles melhoraram ou não.

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Cartão de amostra de revisão do funcionário – Copie!

As placas que nossa equipe de vendas usa são úteis para diferentes equipes. Vendas é um grande exemplo porque tendem a trazer sempre novos funcionários e fornecer feedback constante através desse processo. Mas eu realmente acredito que alguém gerenciando uma equipe poderia usar estas placas de amostra para melhorar a comunicação, integração e desempenho.

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