Fechar um negócio de vendas com um cliente raramente é um caso rápido. Você pode pensar que a comunicação de ida e volta faz mais sentido via e-mail. Mas depois de mergulhar através de correntes intermináveis de correspondência, para não mencionar o sumiço absoluto de mensagens vitais, é óbvio que este sistema não é eficiente.
Os passos entre a obtenção de uma vantagem e assinar um contrato são numerosos e eles exigem que várias pessoas em diferentes posições desempenhem um papel. Uma das partes mais importantes de fechar um acordo de vendas é uma análise jurídica. Não pode haver uma enorme quantidade de interação ao rever contratos. Os membros das equipes de vendas, legais, e de segurança estão todos envolvidos.
Com a quantidade de documentos, comunicação e logística envolvida neste processo, as ferramentas tradicionais, como o e-mail, simplesmente não são adequadas.
Obtendo uma perspectiva escalável
Placa Amostra Vendas e Legal aqui.
Kristen Habacht, VP de Vendas da Trello, transformou o processo de revisão de contrato em um quadro da Trello. Houve um tempo em que era apenas ela e o Conselheiro Geral da Trello, Brian Schmidt, interagindo via e-mail. Mas como os contratos começaram a chegar com um ritmo mais rápido, ela percebeu que todos os passos, correspondência e gestão de documentos seriam mais fáceis de ver em um quadro da Trello.
Atualmente Kristen gerencia uma equipe de dez, e Brian tem várias pessoas com ele revendo contratos e fazendo auditorias de segurança. Eles ainda estão usando o mesmo quadro, mas ele cresceu e escalou para se ajustar às necessidades da equipe em expansão.
“No início, fiz o quadro para que eu pudesse entender se [o Conselheiro] teve a oportunidade de rever um contrato que eu tinha enviado. E então, enquanto a equipe chegou, fizemos um processo onde eles poderiam canalizar através deste quadro em vez de sempre ter que passar por mim”, explica Kristen.
“Se você estivesse tentando fazer tudo isso por e-mail, você nunca teria uma visão geral porque as comunicações estariam compartimentadas entre os indivíduos, não compartilhadas entre as equipes. Ninguém seria capaz de obter visibilidade sobre o que as equipes estavam trabalhando. Seria uma bagunça”, – Brian Schmidt, Conselheiro Geral na Trello
Equipes de Vendas se mantém informadas
O processo está funcionando. O quadro significa que Kristen e Brian podem obter a visão geral que necessitam como gestores, mas também não precisam estar envolvidos a escala básica na comunicação do estado em cada negócio.
Os membros da equipe de vendas criam um cartão na lista “Entrada – Revisão Legal” e se adicionam, assim como aos membros da equipe jurídica ao cartão. Todo mundo que precisa ser atualizado sobre o andamento do negócio recebe notificações quando algo muda no cartão do negócio.
Documentos legais e de segurança são colocados na parte de trás do cartão usando o recurso mais recente da Trello a integração com o Google Drive, permitindo que a equipe tenha todos os últimos documentos na ponta dos dedos, sem qualquer trabalho adicional.
Veja todos os documentos necessários para fechar um negócio em um só lugar. O Google Drive Power-Up mostra uma pré-visualização do documento, quando foi editado pela última vez e por quem.
Os cartões são adicionados à parte inferior da lista em um formato de fila. Dependendo da urgência do negócio, um cartão de entrada poderia receber maior prioridade ao ser arrastado para cima da lista. A ordem das cartas na lista é uma indicação de onde no processo um determinado negócio está no pipeline, o que ajuda os executivos de contas definirem melhores expectativas para quando um acordo será feito.
“Em vez de bombardear o departamento jurídico com um monte de e-mails, ou incomodá-los enquanto eles estão no meio de uma revisão de contrato, temos visibilidade de tudo o que eles estão trabalhando para nós”, explica Alexa Battista, Executiva de Conta Estratégica.
Arrastar e soltar cartões por ordem de urgência para mostrar o que precisa ser priorizado.
Depois que a avaliação começa em um determinado negócio, a equipe jurídica pode usar datas de vencimento para sinalizar para os executivos de contas quando eles esperam que a avaliação conclua -outra maneira para que as equipes coordenem as comunicações entre si e com os clientes.
“Não é mais um buraco negro para a equipe de vendas, que querem saber onde seus contratos estão no processo”. diz Kristen.
Gestores sabem o que sua equipe está fazendo
Brian e Kristen ambos inscrevem-se em toda placa para receber notificações mesmo quando eles não são adicionados aos cartões individuais. Este ponto de vista ”elevado” é essencial e lhes dá perspectiva sobre os esforços de fechamento do negócio através de suas equipes, sem exigir que eles tenham que entrar em contato com diferentes indivíduos para receber atualizações.
“Como gerente, a capacidade de estar inscrito no conselho é realmente útil. Essas notificações significam que eu sei o que está acontecendo com todos os prazos”, explica Brian.
Assim, quando um dos advogados ou auditores de segurança que trabalham com Brian é atribuído a um determinado contrato, ele pode ver onde eles estão e o que eles estão fazendo sem ter que rebuscar em todo o trabalho contratual pesado.
Com uma rápida olhada em um quadro, os gestores são capazes de ver se o preparo é saudável (esquerda) ou se houver um atraso, e onde (direita).
“Comparo o comprimento das diferentes listas. Temos um monte de negócios que estão presos em revisão? Temos um monte de ofertas que estão com o cliente?”, Explica Brian. Uma rápida olhada na placa Trello dá a perspectiva em todos os negócios na linha de preparo.
“Des-desordenar” as negociações
Este método de comunicação interna tem sido inestimável para a comunicação da equipe cruzada entre Vendas e Jurídico. Kristen e sua equipe utilizam Salesforce para gerenciar correspondência com o cliente externo, enquanto mantém a interação com a equipe jurídica em uma placa interna da Trello. Este fluxo agiliza o processo e significa que tudo está claro.
“Se você estivesse tentando fazer tudo isso por e-mail, você nunca teria uma visão geral porque as comunicações estariam compartimentadas entre os indivíduos, não compartilhadas entre as equipes. Ninguém seria capaz de obter visibilidade sobre o que as equipes estavam trabalhando. Seria uma bagunça”, diz Brian.
Considere um negócio fechado.
Trello Business Class oferece integrações Salesforce e Google Drive para melhor gerenciar a comunicação cruzada entre cliente e equipe através da placa.
